CRM otomasyonu nasıl kurulur? Görev kuralları ve insan onayı

01

Tetikleyici ve sonucu ayrı tanımlayın

Bir fırsatın aşamasının değişmesi tetikleyici olabilir; ilgili kişiye takip görevi atanması ise sonuçtur. İkisini aynı cümlede belirsiz bırakmayın. Hangi kayıt türünde, hangi koşulda ve hangi sorumlu için çalışacağını açıklayın. Bir kuralın her kayıtta çalışması gerekmeyebilir. İlgisiz durumları dışarıda bırakacak koşulları ekiple konuşun. Süreci önce elle tamamlayamıyorsanız onu otomatikleştirmeden önce tanımını düzeltin. Belirsiz bir işin daha hızlı tekrarlanması, belirsizliği ortadan kaldırmaz.

02

İnsan kararı gereken noktayı görünür tutun

Bir görevin hazırlanması ile bir e-postanın gönderilmesi farklı etkilere sahiptir. Müşteriye giden iletişim için içerik, alıcı, gönderici ve yetki değerlendirmesi gerekebilir. Otomasyon kurgusunu bu kararları görünmez hale getirecek şekilde anlatmayın. Kimin inceleyeceğini ve neyin onaylanacağını kayıt üzerinde anlaşılır tutun. Hubz’daki mevcut iş akışı kapsamı görev ve bildirim kuralları üzerinden değerlendirilir. İletişim veya yayın işlemlerinin ayrı izinleri korunur. Paket kapsamındaki bir özellik, her işlemin gözetimsiz olarak yapılacağı anlamına gelmez.

03

Örnek: teklif sonrasında takip görevi

Temsilî bir ekip, teklif değerlendirme aşamasına geçen iş için sorumluya bir takip görevi hazırlanmasını isteyebilir. Görevde müşterinin adı, ilgili fırsat ve beklenen adım açık olmalıdır. Bu senaryo otomatik müşteri e-postası gönderildiği anlamına gelmez. Takip tarihinin hangi kurala göre belirleneceği de ekipçe kararlaştırılmalıdır. Görevdeki bağlam eksikse kişi yeniden bilgi aramak zorunda kalır. Birkaç örnek üzerinde hangi kayıtların kurala dahil olacağını ve hangilerinin dışarıda kalacağını değerlendirin. Kuralın amacı, işin sahibini daha görünür yapmaktır.

04

Mükerrer ve gereksiz bildirimleri düşünün

Aynı kayıt art arda güncellendiğinde tekrar tekrar görev oluşması istenmeyebilir. Kurulum görüşmesinde kuralın tekrar davranışını ve mevcut aracın desteklediği kapsamı doğrulayın. Desteklenmeyen bir tekrar önleme veya zamanlama özelliğini varsaymayın. Ekipte bildirim alan kişinin görevi görüp görmediğini ve görev tamamlandığında ne yapılacağını konuşun. Bir kuralın ilk gün doğru görünmesi yeterli değildir; farklı kayıt durumlarıyla sınırlarını değerlendirin. Gereksiz bildirimler zamanla gerçek önemli işlerin görünürlüğünü azaltabilir.

05

Kuralı sahiplenin ve gözden geçirin

Her otomasyon kuralı için iş sahibi belirleyin. Süreç değiştiğinde kuralın güncel kalmasından kimin sorumlu olduğu belli olsun. Başlangıçta küçük bir akış seçin; görev ve bildirim sonucunu okuyabilen ekiple ilerleyin. Kuralı ilk kuran kişinin dışında başka bir ekip üyesi de neden var olduğunu anlayabilmelidir. Hubz’da Workflows kapsamı Professional ve Business paketleriyle ilişkilidir. Teknik uygunluğu ve erişimi doğrulamadan bütün iş akışlarının hazır olacağını varsaymayın. Kullanıcıya etkisi olan kararların görünür olması, otomasyonun açıklanabilir kalmasına yardımcı olur.

06

Ekibinizle deneyin.

Bir kuralı değerlendirmek için normal örneğin yanında çalışmaması gereken iki örnek de belirleyin. Aynı kaydın yeniden güncellenmesi ve sorumlusunun bulunmaması gibi durumlarda ne beklediğinizi yazın. Mevcut araç bu davranışı destekliyor mu, kurulumda doğrulayın. Sonucu gören kullanıcı görevin neden oluştuğunu anlayabilsin. Otomasyonun sahibi, iş süreci değiştiğinde kuralı yeniden değerlendirecek kişi olarak tanımlansın. İnsan incelemesi gerektiren bir iletişim adımını sessizce görev kuralının içine eklemeyin; dış etki yaratan işlemin yetki kararını ayrı tutun.

Sık sorulan sorular