Excel’den CRM’e geçiş: veri aktarımı ve ekip hazırlığı

01

Kopyaları değil kaynakları bulun

Dosyaların son sürümlerini listeleyin ve her birinin sahibini belirleyin. Masaüstünde duran bir müşteri tablosu ile ekip klasöründeki dosya farklı tarihlerde güncellenmiş olabilir. Hangi bilginin hangi kaynaktan alınacağına karar vermeden iki dosyayı birleştirmeyin. Kaynağın tarihi ve kapsamı, bir hücrenin dolu olmasından daha önemlidir. Geçiş listesini hazırlarken eski dosyaları koruyun; geri dönüş ve karşılaştırma ihtiyacını düşünün. Hangi verinin taşındığını açıklayan basit bir kayıt tutmak, sonradan ortaya çıkacak soruları cevaplamayı kolaylaştırır.

02

Kişi, şirket ve fırsat satırlarını ayırın

Bir satır hem şirket bilgisini hem ilgili kişiyi hem de birkaç satış görüşmesini içeriyorsa doğrudan aktarım belirsizlik üretir. Kişinin iletişim bilgisi, şirketin kurumsal bilgisi ve fırsatın ticari kapsamı ayrı kayıt türleridir. Önce bunların birbirine nasıl bağlanacağını tasarlayın. Bir şirketin birden fazla ilgili kişisi olabilir; aynı kişinin birden fazla açık işi de bulunabilir. Bu ilişkileri yalnız hücre notlarıyla anlatmak yerine açık alanlara ve kayıt bağlantılarına dönüştürün. Bir örnek satırı ekipçe okuyup hangi kayıtlara dönüşeceğini birlikte belirleyin.

03

Alan eşlemesini küçük bir tabloyla açıklayın

Kaynak sütun, hedef alan, dönüşüm kuralı ve sorumlu kişi olmak üzere dört başlık kullanabilirsiniz. Örneğin “firma” sütunu şirket adına, “irtibat” kişi adına dönüşürken telefon biçimi ayrıca kontrol edilir. Boş bir değerin ne anlama geldiğini de yazın: bilinmiyor, gerekli değil veya henüz doğrulanmadı farklı durumlar olabilir. Aynı telefon veya e-posta adresini tek başına kesin birleştirme gerekçesi kabul etmeyin. Ortak kullanılan iletişim adresleri olabilir. Birleştirme kararını kimin vereceğini belirleyin ve orijinal kaydı kaybetmeden ilerleyin.

04

Örnek aktarımda yalnız satır sayısını kontrol etmeyin

Az sayıda temsilî kayıtla başlayın. Türkçe karakterler, boş alanlar, birden fazla ilgili kişi ve farklı durumlar içeren örnekler seçin. Aktarılan kaydı açıp şirket bağlantısını, sorumlusunu ve kullanılacak alanları kontrol edin. Dosyadaki satır sayısı ile CRM’deki kayıt sayısı farklılaşabilir; çünkü tek satır birden fazla ilişkili kayda dönüşmüş olabilir. Farkın nedenini açıklayabiliyor olmanız önemlidir. Başarılı bir aktarımı yalnız “hata çıkmadı” diye değerlendirmeyin; ekibin bu kayıttan sonraki görevi anlayabildiğini de görün.

05

Geçiş gününde iki ayrı gerçek yaratmayın

Eski dosyada değişiklik yapılmaya devam ederken CRM de güncellenirse hangi kaydın güncel olduğu belirsizleşir. Bir geçiş tarihi ve güncelleme sorumluluğu belirleyin. Dosyanın ne zaman referans arşivine dönüşeceğini ekibe söyleyin. İlk günlerde gelen düzeltmeleri ayrı bir listede toplayın; kaydı kimin düzelttiği ve hangi bilgiye dayanıldığı anlaşılır olsun. Hubz’da veri yönetimi ve kalite araçlarının kullanılabilir kapsamını mevcut modül erişiminizle birlikte inceleyin. Geçişten sonra bir kayıt standardı ve günlük kullanım alışkanlığı kurulmadığında, yeni sistemde de eski dosya sorunları tekrar edebilir.

06

Ekibinizle deneyin.

Örnek dosyanızda her tür duruma bir satır ayırın: şirketi eksik kişi, aynı isimli farklı iki kişi, birden fazla fırsatı bulunan şirket ve Türkçe karakter içeren açıklama. Eşleme kararlarını bu kayıtlar üzerinde konuşun. Aktarım sonunda bir ekip üyesi kaydı bulup ilgili işi açıklayabiliyorsa yalnız teknik aktarımı değil kullanılabilirliği de değerlendirmiş olursunuz. Eksik bağlantıları ayrı bir sorun listesine alın. Tüm dosyayı aktarmadan önce bu küçük listedeki belirsizlikleri çözün; kaynak dosyanın korunmasını geçiş planının açık bir adımı olarak yazın.

Sık sorulan sorular